Facility Management

Tecnologia é essencial para a experiência de escritório do “next-normal”

Ana Tavares |
Tecnologia é essencial para a experiência de escritório do “next-normal”

A experiência de ir ao escritório vai fazer sentido no chamado “next-normal”, ou “novo normal”, mas a flexibilidade e a tecnologia serão palavras de ordem. Importa perceber o que vai atrair os colaboradores ao escritório, numa altura em que têm todas as condições para trabalhar em casa ou num espaço de coworking.

Esta foi uma das principais conclusões do pequeno almoço de trabalho que a CBRE GWS realizou recentemente, subordinado ao tema “Digital Tools in FM”, no qual a APFM teve oportunidade de participar.

Nesta conferência, as ferramentas digitais foram discutidas como enablers, nomeadamente para as empresas que procuram eficiência na entrega dos serviços e não poupanças através de “métodos” tradicionais como o de reduzir o âmbito dos trabalhos. Ao permitir uma gestão mais eficaz, a tecnologia possibilita a contratação de serviços individuais, baseados na ótica de “best of breed” ao mesmo tempo que permite a gestão integrada dos vários serviços e prestadores por uma única entidade, seja esta subcontratada ou uma equipa interna.

Esta mesma tecnologia pode ser utilizada para monitorizar os resultados de iniciativas de melhoria contínua ou de reengenharia de processos, liderados pelo prestador, para trazer não só uma partilha de risco como também uma partilha de benefícios. Essa plataforma de cooperação entre prestador e cliente permitirá implementar conceitos como a co-inovação, já presentes em outros setores, e difíceis, até hoje, de trazer para o FM de forma generalizada.

Não obstante todos estes benefícios, existe o risco de se investir em simultâneo em vários projetos relacionados com IT o que, havendo falta de objetivos e de um roadmap claro e concorrendo estes entre eles por recursos humanos e financeiros, esgotará a capacidade de implementação. Neste contexto existe então o risco de não só o lançamento dos projetos se atrasar mas também que as expectativas geradas em relação a estes sejam goradas.

FM é “transformacional”

Por definição, o FM deve ser encarado como transformacional: melhorando o bem estar de todos os utilizadores dos espaços; aumentando a eficiência da ocupação dos espaços; promovendo modelos de contrato mais flexiveis e resilientes a alterações externas (como pandemias) e, por último, potenciando o core-business das Organizações. Para o fazer é essencial “dialogar” com os espaços e com as pessoas em tempo real, reagindo ou antecipando o que é necessário ao mesmo tempo que se mede a disponibilidade, prestando informação em quantidade e qualidade suficientes para que se possam tomar decisões com base nesta. Na base de tudo isto está a tecnologia de sensorização e a IoT: os “Connected buildings”; a “AI e o Machine Learning” e o “Reporting Integration e Analytics”, que são uma realidade. Idealmente, este “diálogo” deve ser feito através de interfaces amigáveis e adequados ao tipo de utilizador: seja este um operador de help desk ou o CFO, seja o Diretor de FM ou o técnico responsável pela instalação de ar condicionado do prestador de serviço.

Interface faz a diferença no acesso e gestão da informação

Toda esta informação deve estar acessível para que tudo possa ser integrado numa camada aplicacional que traduza dados em informação que permita criar serviços de valor acrescentado, e medir a satisfação e o engagement de quem está a usufruir dos espaços.

A plataforma HOST Digital é exemplo disso, e foi apresentada nesta sessão. Permite a interação entre o utilizador e a instalação sob a forma de uma app, que corre em smartphones com iOS e Android. Com o Host, o utilizador pode reservar uma ida ao escritório, um espaço de trabalho ou uma sala de reuniões, uma refeição, bem como participar em eventos que se realizem no edifício, de uma forma simples e intuitiva. A informação gerada pela atividade dos utilizadores com o edifício é depois analisada pelo sistema e possibilita ao Facility Management a tomada de decisões no que à gestão do espaço e wellbeing se refere.

O momento que atravessamos tornou ferramentas como esta de opcionais para obrigatórias. Se no período pré-COVID eram opcionais, neste momento são essenciais para disponibilizar ao cliente interno a possibilidade de utilizar o espaço. Porque nem todos os postos de trabalho podem ser usados em simultâneo e nem todos os colaboradores se deslocam diariamente com a mesma rotina até aos espaços.

Se a sensorização ou os planos de manutenção preditivos eram opcionais, porque todos os equipamentos funcionavam na capacidade nominal para a qual tinham sido dimensionados e com ciclos de utilização que se repetiam anualmente, agora é preciso gerir a flutuação da ocupação gerada pelos modelos de trabalho híbridos, com dias ou horas de “cheia” e dias ou horas de “vazio”.

Modelos de ocupação para modelos de trabalho híbridos

Para lá de antecipar e gerir a flutuação na ocupação para garantir que os serviços necessários estão presentes na quantidade devida e nos locais onde são precisos, isto é, para assegurar “disponibilidade” e “qualidade de serviço” (dois conceitos essenciais no FM), a compreensão de como as pessoas vão interagir com os espaços permitirá tomar decisões sobre quantos metros quadrados estão a mais ou a menos e procurar, eventualmente, modelos de ocupação híbridos com outras empresas cujas necessidades sejam complementares.

Segundo a APFM, com a pandemia os serviços precisaram de ser reduzidos mas a sua prestação não é “líquida”, isto é, não é possível só redimensionar equipas, equipamentos e espaços a frações daquilo que era necessário antes da pandemia. A tecnologia pode ajudar a criar esses modelos de ocupação, desenhado contratos flexíveis e que podem ser prestados e pagos em função de níveis de serviço e de utilização, mas de forma a que sejam de operação simples, transparente e justa para as partes envolvidas